DOCUMENTO OFICIO

DEFINICIÓN

  Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

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PASOS PARA LA ELABORACIÓN

•    Lugar y fecha: Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año).
•     Numeración: Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.
•     Destinatario: Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar.
•    Asunto y resumen: Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio.
•     Despedida: Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento. 
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